Som studerende møder du i løbet af din studietid en række it-systemer. Med it-systemer menes både software, som installeres på din computer, og webbaserede applikationer.
IT-systemer
KEA sørger for it-sikkerheden, herunder at der er styr på håndteringen af dine personoplysninger, jf. Databeskyttelsesforordningen (GDPR), for de systemer, som du skal bruge for at gennemføre din uddannelse. Dette drejer sig bl.a. om Fronter, Office 365, din KEA-mail og Wiseflow (eksamensafleveringssystem). Læs mere om KEAs persondatapolitik.
I løbet af din uddannelse vil du sandsynligvis også komme til at anvende andre systemer, hvor KEA ikke er garant for it-sikkerheden. Dette gælder fx Googles systemer og en række andre systemer og tjenester, som typisk er tilgængelige på internettet (herunder ChatGPT). For de systemer er det vigtigt, at du selv er opmærksom på hvilke data/informationer, du deler med tjenesterne, og at du overholder systemernes retningslinjer/terms of use. Typisk er man nødt til at oprette sig som bruger for at kunne få adgang til systemerne og tjenesterne. Hver tjeneste har nogle beskrivelser af, hvordan de håndterer de oplysninger, du deler med dem.
Det er op til dig, om du vil benytte it-systemer, hvor KEA ikke sørger for it-sikkerhed og overholdelse af GDPR. Du er selv ansvarlig for brugen af disse systemer. Nedenfor kan du finde anbefalinger til, hvordan du skal forholde dig til person- og værdidata samt ophavsret, når du bruger disse systemer. Du bør have anbefalingerne i baghovedet, når du bruger systemer, som ikke er KEA-systemer. Vi råder dig til, at du kun indtaster egne persondata som fx navn og mail, aldrig andres persondata.
Når du er i praktik eller arbejder på en virksomhedscase, er det vigtigt, at du undersøger, hvad praktikstedet eller virksomheden har af regler ift. registrering af data om dem. Fx har mange virksomheder indført forbud mod brug af ChatGPT.
Anbefalinger om brug af person- og værdidata i it-systemer
I dagens digitale verden findes der en lang række gratis onlinesystemer og -tjenester. Fra sociale medier til søgemaskiner og produktivitetsapps tilbyder disse platforme deres tjenester uden nogen synlige økonomiske omkostninger for brugeren.
Systemerne fungerer som regel ved en velkendt forretningsmodel, hvor brugerne "betaler" med deres data. I den forbindelse har vi nedenfor samlet en række anbefalinger til dig, der er gode at forholde sig til, hvis du bruger sådanne systemer og tjenester i forbindelse med dit studie.
Bemærk: Disse anbefalinger er ment som generelle retningslinjer og bør tilpasses til din individuelle situation og de tjenester, som du bruger.
-
Dine egne personoplysninger
Registrer så få personoplysninger om dig selv som muligt, fx navn og e-mail.
Når du registrerer dig, registrer da kun de personoplysninger, som er obligatoriske.
-
Husk samtykke fra andre
Indtast aldrig data om andre personer i systemer, medmindre du har indhentet deres samtykke til, at du må bruge software til at analysere deres data.
Det kan fx være, hvis du har indsamlet data om en målgruppe og bruger et AI-værktøj til at analysere det.
Husk at fjerne al persondata som fx navne, så data er anonyme.
-
Undlad at indtaste værdidata (fx forretningsidé)
Indtast eller registrer så vidt muligt ikke værdidata, fx en forretningside, en unik kode for en forretningside eller lignende i et system.
Som regel vil dette medføre, at systemet ejer data og efterfølgende kan anvende disse i kommercielt og forretningsmæssigt sammenhæng.
-
Brug testdata
Brug altid testdata hvis muligt. Hvis du skal bruge testdata, så arbejd helst med fiktive/syntetiske data.
Hvis du fx vil have et AI-værktøj som ChatGPT til at lave en analyse med data, som du har indsamlet, så slet personoplysninger, inden du sætter analysen i gang.
-
Undersøg praktiksted/virksomheds regler for brug
Når du er i praktik eller arbejder på en virksomhedscase, skal du undersøge, hvad praktikstedet eller virksomheden har af regler ift. behandling af data om dem i it-systemer.
Fx har mange virksomheder indført forbud mod brug af ChatGPT.
-
Overhold ophavsretten
For en række systemer gælder det, at man ved brug fraskriver sig rettigheder til de oplysninger (tekst, data, billeder mv.), som man registrerer i systemet (upload, input i formularer osv.).
Hvis du lægger data op, som du ikke selv har rettigheder til, risikerer du at kompromittere andres rettigheder, og i værste fald kan rettighedshaverne kræve erstatning fra dig.
Du må derfor kun kopiere en tekst, som er offentligt tilgængelig, eller du har ophavsret til, ind i systemer som fx ChatGPT.
-
Læs altid Terms of Use
Læs altid Terms of use/retningslinjer for brug af systemet, så du ved hvilken ramme, du skal anvende systemet inden for.
Det er meget normalt, at du kun må bruge det i privat sammenhæng og derfor ikke til kommerciel brug.
Læs altid Privacy Policy/Persondatapolitikken, så du ved hvilke data, de indhenter om dig, hvad de bruger dem til, hvor de opbevares osv. Mange virksomheder lever af, at de sælger det data, som de har indhentet om dig og din adfærd i deres løsning.
Standard IT-systemer og platforme på KEA
Her kan du få en oversigt over de standard-systemer, du kommer til at møde i din tid på KEA.
-
Biblioteksdatabaser
Via KEAs Bibliotek har du adgang til flere forskellige databaser og online-ressourcer, som kan hjælpe dig i løbet af din studietid. Det kan fx være til at finde artikler og andre vidensprodukter, når du skal skrive opgaver.
De fleste databaser har du adgang til via dit KEA Login.
-
Infoskærme
Rundt omkring på KEAs campus-områder finder du infoskærme. På infoskærmene kan du følge med i aktuelle nyheder og begivenheder.
-
Fagkatalog
I fagkataloget kan du læse om alle dine fag, du kan blive klogere på de læringsmål, der er med faget, læse om undervisningsform og eksamen.
-
ItsLearning
ITslearning er KEAs Learning Management System, hvor du kan finde dit undervisningsmateriale og andre informationer fra dine undervisere. Du logger ind på Fronter med dit KEA-login.
På Fronter kan du ikke se dit skema. Det kan du se på ums.kea.dk, i Outlook eller på skema.kea.dk.
-
KEAs praktik- og jobportal
På KEAs Praktik- og Jobportal kan du finde dit næste studiejob, din praktikplads eller måske endda dit første fuldtidsjob. Praktik- og Jobportalen er for studerende og alumner fra KEA.
-
MindView
MindView kan du bruge til at strukturere data som et mindmap og efterfølgende eksportere i forskellige formater. Mindview kan også bruges til projektstyring.
MindView er godt til mindmapping, konceptkortlægning, tidslinjer, Gantt-diagrammer, organisationsdiagrammer og andre visuelle elementer.
Du logger ind på MindView med dit KEA-login.
-
Mit.kea.dk
Mit.kea.dk er dit intranet som studerende på KEA. Her finder du relevant information om det at være studerende på KEA.
I Studiehåndbogen kan du fx finde alt, hvad der er værd at vide som studerende på KEA. Lige fra studielivet og ROS-udvalg over værksteder og iværksætteri til hvad du skal gøre, hvis du vil have orlov fra din uddannelse.
På din uddannelsesside kan du finde meget af det, der er specifikt for din uddannelse og dit campusområde, fx fredagsbaren, hvordan du kommer i kontakt med studieadministrationen, info om praktik og meget mere.
Derudover kan du følge med i kalenderen, hvor værksteder, KEA Studieliv og mange andre lægger relevante events ind.
-
Microsoft 365 (MS365)
Som studerende har du adgang til Microsoft 365. Microsoft 365 giver dig adgang til Office-pakken med Word, Excel etc.
I Outlook kan du se dit skema.
På Sharepoint og via Teams har du mulighed for at gemme de filer, som du skal dele med andre, fx din studiegruppe.
På Onedrive kan du gemme dine egne filer, som andre ikke skal have adgang til. Du kan dog godt dele filer fra Onedrive med andre.
Dit Onedrive bliver slettet, når du er færdig med din uddannelse på KEA.
-
Parkering i Hillerød
Du kan registrere din bil på KEAs parkeringsløsning i på Milnersvej i Hillerød, så du undgår at få en parkeringsbøde.
-
Serviceportal
På Serviceportalen kan du finde it-vejledninger og melde supportsager ind til IT og Facility.
-
SDBF
SDBF er et blanket-system, som du som studerende skal bruge til fx sygemelding, hvis du skal søge om orlov, merit eller dispensation eller lignende.
-
Studieordninger
I KEAs studieordningsdatabase kan du finde din studieordning. Det er i studieordningen du kan finde alle de formelle krav til din uddannelse.
-
Surveyxact
Har du brug for at lave spørgeskemaundersøgelser til dine opgaver, så kan du bruge SurveyXact.
SurveyXact er et browserbaseret system til at lave og håndtere online spørgeskemaundersøgelser. Med SurveyXact kan du lave, gennemføre og analysere online spørgeskemaer som er indsamlet via fx hjemmesider eller e-mails.
-
Skemavisning (TimeEdit)
Du kan se dit skema på skema.kea.dk. Her har du mulighed for at søge efter fx hold, lokale eller underviser.
Du har kan også se dit skema i enten Outlook eller på ums.kea.dk.
-
Udlån af biblioteksbøger
Når du skal låne bøger på KEAs bibliotek, skal du bruge systemet Primo.
I Primo kan du søge efter bøger og artikler, du kan reservere dem og bestille dem hjem til KEAs Bibliotek.
-
UMS
I UMS kan du nulstille sit password og se dit skema.
-
Wiseflow
Du afleverer din eksamensopgave i Wiseflow og kan også se dit eksamensforløb og karaktergivning.
-
Miro
Miro er et samarbejdsværktøj, som du har adgang til. Du logger på med dit KEA-login (SSO).
